Tietosuojaseloste & evästeet

Baron’s Food Oy:n yleinen tietosuojakäytäntö

General Data Protection Regulation (jäljempänä "GDPR") -asetuksen mukaan

Päivitetty 19.1.2021

Tämä tietosuojaseloste ja yrityksemme menettelytapa henkilötietoasioissa koskevat kaikkia Baron’s Food Oy:n (jäljempänä myös: "me" tai "Baron’s Food") (ammattikeittiöt, vähittäiskauppa ja kuluttajat) sekä toimittajiamme ja muita, jotka käyttävät palveluitamme.

Tietosuojakäytäntömme & tietoa evästeistä

Rekisterinpitäjä Baron’s Food Oy vastaa sinusta keräämiensä henkilötietojen käsittelystä. Pääkonttorimme on Keravalla ja olemme pääasiallinen taho yhteydenotoissa tässä selosteessa mainittuja henkilötietoja koskien.

Huomioi, että saatamme edelleen tehdä päivityksiä tähän selosteeseen sitä mukaa, kun kehitämme toimintaamme ja järjestelmiämme, joten käythän säännöllisesti tarkistamassa ajankohtaisen tiedon tältä sivulta. Mikäli teemme tietosuojaan erityisen suuria muutoksia, ilmoitamme siitä erikseen nettisivujemme uutisosiossa ja/tai sähköpostitse. Voimassa oleva tietosuojaseloste on aina saatavilla kaikilla verkkosivuillamme tai pyydettäessä pdf-muodossa (kts. yhteystiedot dokumentin lopussa).

Tietosuojakäytäntömme säätelee, miten käsittelemme sinun tietojasi, ja tietosuojaseloste kertoo mm. sen, millaisia henkilötietoja keräämme ja mihin tarkoitukseen, missä ja kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään, tietoa henkilötietojen siirtämisestä sekä konsernimme sisällä että kolmansille osapuolille – sekä tietenkin sen, mitä oikeuksia sinulla on. Vakuutamme, että Baron’s Food Oy:ssä yksityisyytesi suojataan vallitsevan tietoturvalain mukaisesti.

Tietoa evästeistä

Evästekäytäntö koskee Baron’s Foodin ammattikeittiöille tarkoitettua verkkokauppaa sekä kaikkia omistuksessamme olevia verkkosivustoja: www.baronsfood.fi, www.stadin.co sekä muita mahdollisia tulevaisuudessa avattavia sivustoja ja/tai digitaalisia palveluita, joista ilmoitetaan erikseen tässä selosteessa.

Verkkosivustoillamme käytetään evästeitä (cookies) mm. siihen, että sivusto toimii parhaalla mahdollisella tavalla käyttäjän kannalta sekä kävijöiden tilastoimiseen ja mahdollisten mainosten näyttämiseen käynnin jälkeen.

Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka kertovat verkkosivulle tietoja tietokoneestasi tai muusta laitteesta, jolla www-sivulle tulit. Henkilöllisyyttäsi ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla, emmekä yhdistä mahdollisia henkilötietoja (esim. yhteydenottolomakkeen täytön yhteydessä meille ilmoittamiasi) evästeisiin, jollei laki niin määrää. Evästeiden avulla voidaan mm. kerätä tilastoja kävijöistä ja heidän käyttäytymisestään (liikkumisestaan) sivustolla, ja näiden tietojen avulla kehittää sivustoa.

Sivustollamme voi olla myös kolmansien osapuolten (mm. Google ja Facebook) evästeitä, joiden avulla kehitämme toimintaamme palvelemaan sinua paremmin ja voimme esim. näyttää sinulle myöhemmin mainoksia sen perusteella, millä sivuilla olet käynyt ja minkä uskomme sinua kiinnostavan.

Evästetietojen säilytysaika vaihtelee: ne voivat poistua heti kun suljet selaimen (esim. verkkokaupoissa ostoskorin tallentamaton sisältö) tai säilyä pidempään. Voit estää evästeet selaimestasi, mutta huomioithan, että silloin digitaaliset palvelut eivät aina toimi hyvin.

Linkit muille verkkosivustoille & sosiaalinen media

Www-sivuiltamme (tai jatkossa mahdollisista muista digitaalisista palveluista kuten mobiilisovelluksista tai some-tileiltä) saattaa myös olla muihin verkkopalveluihin ohjaavia linkkejä. Joillain sivustoillamme saatetaan käyttää myös sosiaalisen median yhteisöliitännäisiä (esim. Tykkää- tai Jaa-painikkeet), joiden sisältö tulee sosiaalisen median palvelusta. Nämä muut verkkopalvelut (sivustot, some-kanavat yms.) voivat kerätä tietoa omien, meistä riippumattomien, yksityisyydensuojaehtojensa mukaisesti. Tutustu erikseen näiden palveluiden tai verkkosivujen ehtoihin niin evästeiden kuin tietosuojankin osalta – varsinkin, jos palvelut vaativat sisäänkirjautumista.

Yleiset tiedot: rekisterinpitäjä & yhteystiedot

Rekisterinpitäjä, henkilötietojen käsittelijä
Baron’s Food Oy, Jäspilänkatu 29, 04250 Kerava

Yhteystiedot ja menettely henkilörekisteri- ja tietosuoja-asioissa

Ota meihin yhteyttä sähköpostilla:
tietosuoja@baronsfood.fi

Tai kirjeitse:
Tietosuojavastaava / Baron’s Food Oy
Jäspilänkatu 29, 04250 Kerava

Puhelimitse yhteydenotot vain vaihteen kautta:
020 773 8300, ark. 7–16 / tietosuojavastaava

Voimassa oleva tietosuojaseloste on aina saatavilla kaikilla verkkosivuillamme. Voit pyytää sitä myös pdf-muodossa (tietosuoja@baronsfood.fi).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tallennamme asiakkaista ja yhteistyökumppaneista tietoja, jotta voisimme palvella sinua parhaalla mahdollisella tavalla – mutta toisaalta myös täyttääksemme omat laillliset velvoitteemme ja oikeutemme (esim. reklamaatiotapauksissa).

Miten käytämme henkilötietojasi?

Voimme tapauksesta riippuen käyttää henkilötietojasi siihen, että

• rekisteröimme sinut asiakkaaksi/yhteyshenkilöksi (kuluttajien kohdalla: kun esim. teet reklamaation tai olet meihin muuten yhteydessä esim. verkkosivujemme lomakkeen kautta),
• luomme sisäänkirjautumistietoja verkkokauppaan ja muihin digitaalisiin palveluihin (tällä hetkellä vain ammattiasiakkaat, jatkossa myös mahdolliset kuluttajapalvelut),
• käsittelemme tilauksiasi, toimituksiasi, asiakaspalveluasioita ja reklamaatioita,
• otamme sinuun yhteyttä mahdollisen tilaus- ja/tai toimitusongelman takia,
• vastaamme kysymyksiisi,
• kerromme uusista tai muutetuista palveluista/tuotteista/menettelytavoista,
• käsittelemme ilmoittautumisia tapahtumiin tai koulutuksiin sekä asiakaslehtien tilausta,
• lähetämme markkinointitarjouksia tai tiedotteita (uutiskirjeet, kampanjalehdet, järjestelmätiedotteet tai muuta kommunikaatiota),
• toteutamme ja käsittelemme osallistumisen kilpailuun tai arvontaan,
• suoritamme luottotarkastuksia yrityksistä, jotka rekisteröidään asiakkaaksi tai joille palvelumme avataan,
• pystyisimme suorittamaan yhtiön oikeudellisia velvoitteita,
• teemme analyyseja, jotta voimme tarjota sinulle sopivia tarjouksia ja tietoa,
• lähetämme kyselylomakkeita tai markkinatutkimuksia, joiden kautta sinulla on mahdollisuus vaikuttaa palveluihimme,
• testaamme ja parannamme palveluohjelmistoamme,
• pyrimme estämään palveluidemme väärinkäyttöä tai selvitämme rikoksia yhtiötä vastaan.

Esim. verkkosivujen yhteydenottolomakkeella saatuja tietoja käytetään sivustojen ylläpitoon, kehittämiseen ja käytön tilastoimiseen sekä tuotteiden ja palveluiden markkina- ja muiden tutkimusten ja raporttien tekemiseen. Ammattikeittiöiden verkkokaupan puolella käyttötarkoituksia ovat myös mm. asiakkaan tunnistaminen ja käyttäjänhallinta, asiakkaiden yksilöinti, todentaminen ja valtuuttaminen (auktorisointi) Baron’s Foodin palveluissa, palvelujen tietoturvallisuus sekä käyttöoikeuksien ja pääsyn hallinta.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Tietoja säilytetään niin kauan kuin on yhteydenoton aiheen kannalta olennaista, muutamasta viikosta jopa vuosiin, tai niin kauan kuin laki velvoittaa meitä. Sinun tietosi poistetaan sen tiedon mukaisesti, jonka saat kun tietojasi rekisteröidään (tämä tietosuojaseloste tai sen aiemmissa versioissa ilmoitettu tieto.)

Rekisterien tietosisällöt

Millaisia henkilötietoja keräämme?

Keräämme henkilötietoja, kun yrityksesi/sinut rekisteröidään asiakkaaksi, kun teet tilauksia, otat yhteyden asiakaspalveluumme, osallistut järjestämiimme kilpailuihin tai arvontoihin, tilaat uutiskirjeen tai muuta markkinointimateriaaliamme (sähköiset ja painetut) tai osallistut tapahtumiin tai koulutuksiin yms. Rekisteri voi sisältää yhteystietoja, organisaatio- tai henkilötunnuksia sekä maksutietoja. Rekisteri voi sisältää myös erilaisia elektronisia identiteettejä (esim. IP-numero), kuvia tai äänitallenteita, joita käsitellään tietokoneella – vaikka ei mitään nimiä mainittaisikaan, nämäkin ovat henkilötietoja, jos ne voidaan yhdistää henkilöön.

Henkilötietojen keräämisen yhteydessä tarkennamme, mitä tietoja ja mihin tarkoitukseen keräämme, ja kuinka kauan säilytämme niitä. Esimerkiksi eri verkkosivuilla saatamme kerätä eri tarkoituksiin erilaisia tietoja, sillä kaikki Baron’s Foodin verkkopalvelut eivät edellytä rekisteröitymistä tai sisällä yhteydenottolomaketta.

Esim. www.baronsfood.fi -sivustolla henkilötietoja kertyy käyttäjän itsensä antamista tiedoista, kun hän on lomakkeen kautta yhteydessä yritykseen. Näitä tietoja ovat yleiset yhteystiedot kuten nimitiedot, osoitetiedot, teletiedot (puhelin, GSM, fax), sähköpostiosoite ja mahdollinen suoramarkkinointilupa sekä ip-osoite.

Ammattikeittiöiden verkkokauppa-asiakkailla tietoja ovat lisäksi verkkokaupan yksilöivät tunnisteet (käyttäjätunnus, yrityksen Y-tunnus ja salasana verkkokauppaa varten).

Huomioithan, että rekisterimme sisältää vain suhteemme kannalta olennaisia tietoja – se ei sisällä ns. erityishenkilötietoja (rotu, uskonnolliset tai poliittiset näkemykset, terveystiedot yms.)

Eri rekisterien yhdistäminen

Joskus saatamme siirtää tietoja rekisteristä toiseen (esim. uutiskirjeen tilaaminen, tuotevirheiden pitkäaikaisseuranta, kilpailuihin tai arvontoihin osallistuminen sekä ammattikeittiöiden/vähittäiskaupan ollessa kyseessä myös asiakas- ja verkkokaupparekisterit), joiden voidaan katsoa olevan olennaisia Baron’s Foodin ja rekisteröidyn välille syntyvät asiakassuhteen kannalta. Yhdistäminen koskee myös tulevaisuudessa syntyviä rekistereitä.

Esimerkki: Emme erikseen tarvitse uutiskirjeen lähettämistä varten muita tietoja kuin sähköpostiosoitteen. Saatamme kuitenkin tallentaa asiakastietojärjestelmän yhteyteen myös muita tietoja, esimerkiksi tietoja siitä, mistä tuotteistamme ja palveluistamme olet aiemmin ollut kiinnostunut.

Arvontojen & kilpailujen osallistujarekisterit & muut lyhytaikaiset, erilliset rekisterit

Arvonnoissa/kilpailuissa osallistujarekisterin tietosisältö voi vaihdella, mutta sisältää useimmiten mm. perushenkilötiedot kuten etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä mahdollisen asiakkuussuhteen syntymisen kannalta olennaisia tietoja kuten työtehtävä/titteli/päätöksentekoasema yrityksessä, yrityksen nimi ja tuotekategorioista kiinnostuminen, asiakkuussuhde Baron’s Foodiin. Lue lisää ›› ja kts. myös tämän dokumentin kohta "Muuta huomioitavaa".

Säännönmukaiset tietolähteet & tietojen luovutukset

Rekisteri sisältää pääosin henkilön itsensä luovuttamia tietoja sekä Baron’s Foodin merkintöjä aiheen käsittelyyn liittyen. Yritysasiakkaidemme kohdalla saatamme tallentaa rekisteriin myös muista lähteistä peräisin olevia tai itse keräämiämme tietoja, mikäli se on olennaista voidaksemme palvella sinua sujuvasti.

Muut kuin omat henkilötietosi

Kun annat meille muiden henkilöiden tietoja esimerkiksi asiakasyrityksemme tai yhteistyökumppanimme edustajana (esim. nimiä sisältävät ketjuravintoloiden sähköpostiosoitteet kuten maija.meikalainen@yritys.fi), sinulla on oltava jokaisen henkilön suostumus ja oikeus välittää tiedot meille. Huomioithan, ettet voi pyytää meitä poistamaan tietoja, jos meillä on laillinen oikeus säilyttää niitä, etkä tarkastella muita yksittäisestä henkilöstä esim. asiakastietojärjestelmäämme tallentamiamme tietoja, vaan muutos- ja tarkastelupyyntöjen on tultava rekisteröidyltä henkilöltä itseltään*.

*poikkeuksia ovat esim. mahdollisissa erillisissä asiakassopimuksissa määritellyt asiakasyritystämme kootusti koskevat markkinointikiellot, jolloin voimme erikseen sovitun henkilön pyynnöstä poistaa tai korjata kaikki osoitteet markkinointirekisteristämme

Tietojen luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa henkilötietolain rajoissa Baron’s Foodin yhteistyökumppaneille, alihankkijoille tai emo- tai tytäryhtiöille, mikäli se on olennaista esim. asiakaspalvelun, tuotekehityksen tai verkkosivustojen toiminnan kannalta. Emme kuitenkaan koskaan myy tai vaihda henkilötietojasi kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin.

Henkilötietoja voidaan siirtää ulkopuoliselle taholle, joka käsittelee henkilötietoja Baron’s Foodin laskuun ja yhtiön ohjeiden mukaisesti. Nämä alikäsittelijät ovat allekirjoittaneet sopimuksen Baron’s Foodin kanssa ja heidän tietoturvallisuutensa on arvioitu.

Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös ilman alikäsittelysopimusta, jos siirrolle on laillinen peruste tai laillinen velvollisuus. Silloin siirto on dokumentoitava, ja ainoastaan tarvittavat tiedot siirretään.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääasiallisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se joissain harvoissa tapauksissa ole teknisen tietojenkäsittelyn vuoksi tarpeellista. Kaikki sellainen henkilötietojen siirto tapahtuu vallitsevan lain mukaisesti.

Esimerkiksi jotkut tietojärjestelmäkumppanimme (henkilötietojen alikäsittelijät) voivat käyttää edelleen alikäsittelijöitä (esim. verkkosivujemme palvelintila), joilla saattaa olla henkilökuntaa myös EU:n ulkopuolella tai yritykset saattavat olla EU:n ulkopuolisessa omistuksessa. Kyseessä olevat yritykset ovat kuitenkin yleisesti tunnettuja ja luotettavia, niillä on hyvin tarkka tietoturvan omavalvonta ja ne ovat varmistaneet GDPR-yhteensopivuutensa.

Rekisterien suojaus

Rekisterimme on suojattu yleisesti hyväksytyillä ja turvallisiksi todennetuilla teknisillä menetelmillä (kulunvalvonta, salasanasuojaus, palomuurit yms.). Käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka myönnetään vain sellaiselle Baron’s Foodin henkilökuntaan kuuluvalle, jonka tehtäviin rekisterin tietojen käsittely liittyy, tai joissain tapauksissa ulkopuoliselle, luotetulle palveluntuottajalle (alikäsittelijä).

Tarkastus- ja kielto-oikeus sekä muutokset

Huomioithan, että et voi pyytää kenenkään muun kuin omien henkilötietojesi tarkistusta. Kts. edellä kohta "Muut kuin omat henkilötietosi". Yritysasiakkaamme nimettynä edustajana voit pyytää tietojen pienimuotoista muutosta (esim. yrityksen muuttuneet sähköpostiosoitteet) toisen henkilön puolesta, mikäli näin on asiakassopimuksessamme sovittu. Tällöin muutospyyntö tehdään omalle yhteyshenkilölle.

Kaikilla, joiden henkilötiedot ovat rekisterissämme, on oikeus

• Saada tietoa henkilötietojen käsittelystä tietojen keräämisen yhteydessä (esimerkki: ennen kuin lähetät meille nettisivuillamme lomakkeella tietoa, kerromme sinulle samassa yhteydessä, mihin tietojasi käytetään tai kun osallistut arvontaamme, tietosuojaseloste on saatavilla).
• Kerran vuodessa pyytäessään saada kustannuksitta henkilötiedoista, jotka olemme tallentaneet.
• Saada vääriä henkilötietoja korjattua tai täydennettyä.
• Peruuttaa aiempi hyväksyntänsä henkilötietojen käytölle tai saada omat tietonsa poistettua (poislukien lain mukaan vaadittavat tiedot).
• Kieltäytyä kohdennetusta markkinoinnista (Huomioithan, että internet-mainonnassa "kohdennettu mainonta" voi tarkoittaa myös sitä, että näet mainoksia sen perusteella, että laitteellesi on tallentunut evästeitämme. Silloin sinun täytyy itse estää laitettasi tallentamasta evästeitä. Lue lisää kohdasta "Tietoa evästeistä").
• Pyytää, että antamasi tiedot siirretään toiselle henkilötietovastuulliselle (nk. tietojen siirrettävyys).
• Saada tietoa henkilötietorikoksista, esimerkiksi hakkeroinnista.

Tarkastaaksesi tietosi, ota meihin yhteyttä. Yhteystiedot löytyvät tämän menettelytapadokumentin lopussa.

Sähköinen tai muu markkinointiviestintä

Sähköinen markkinointi / uutiskirjeet

• Uutiskirjeen tilaajillamme on aina mahdollisuus poistua uutiskirjelistaltamme uutiskirjeen lopussa olevan linkin kautta.
• Yritysasiakkaistamme voimme myös luoda uusia markkinointilistoja esim. eri aiheiden ympärille tai maantieteelliseen sijaintiin perustuen. Jos et halua meiltä mitään markkinointipostia, sinun on poistuttava kaikilta listoilta (ns. "opt-out-all"). Huomioithan, että tässäkin tilanteessa sähköpostiosoitteesi saattaa olla meillä edelleen tallessa, jolloin sitä käytetään mm. markkinointikiellon tunnistamiseen. Näin vältämme lisäämästä sinua uudelleen listoillemme.
• Yritysasiakkaillemme lähettämämme markkinointikirjeet perustuvat asiakkuussuhteemme pohjalta ns. "oikeutettuun etuun". Saatamme joskus lähettää myös kirjeitä, joiden yhteystiedot ovat peräisin jostain muualta kuin omasta asiakastietojärjestelmästämme, esim. tietoa tarjoavilta yrityksiltä. Mainitsemme siitä erikseen uutiskirjeen loppuosan "Osoitelähde"-tekstillä.

Sähköinen markkinointi / kohdennettu mainonta

• Joissain tapauksissa saatamme kohdentaa mainoksia asiakkaillemme olemassa olevien asiakaslistojemme perusteella esim. some-kanavissa. Esimerkiksi Facebook kutsuu tätä toimintoa nimellä "Mukautetut kohderyhmät", ja saat siitä lisätietoa Facebookin ohjekeskuksesta.

Muu markkinointi

• Saatamme lähettää sinulle myös muuta kuin sähköistä markkinointia, ja kohdentaa sen niiden kiinnostuksen kohteiden perusteella, joita meillä on sinusta tiedossa. Voit milloin tahansa kieltäytyä markkinointiviesteistä.
• Kuluttajille emme lain mukaisesti lähetä mitään suoramarkkinointia ilman suostumusta. Jatkossa mahdollinen kuluttaja-asiakkaillemme suunnattu sähköinen uutiskirje on henkilön aina tilattava erikseen. Päivitämme tiedon myös tähän dokumenttiin sitten, kun tilaaminen on mahdollista.

Huomioithan evästeet

Internet-mainonnan estämiseksi kokonaan sinun tulee estää evästeiden tallennus laitteelta, jolla käyt sivustoillamme, sosiaalisen median kanavissamme tai muissa mahdollisissa digitaalisissa palveluissamme. Näissä palveluissa saatamme käyttää evästeitä ja ns. "pikseleitä", joiden avulla sinusta tallentuu anonyymiä tietoa seurantajärjestelmiimme (esim. Facebookin tai Googlen mainonta- ja analytiikkatyökalut). Näihin työkaluihin on pääsy vain meillä ja asiaan perehtyneellä yhteistyökumppanillamme, jolla ei kuitenkaan ole pääsyä muihin asiakastietoihimme.

Muuta huomioitavaa?

Arvonnat & kilpailut, yleistä

• Arvonnoissa/kilpailuissa henkilötietoja käytetään Baron’s Foodin ja osallistujan väliseen viestintään. Osallistumalla arvontaan/kilpailuun osallistuja hyväksyy viestinnän (esim. voitosta ilmoittaminen ja palkinnon järjestelyihin liittyvät asiat).
• Lisäksi arvontoihimme tai kilpailuihimme osallistuja suostuu siihen, että voimme halutessamme julkaista voittajan nimen markkinointiviestinnässämme ilman erillistä suostumusta tai korvausta sekä sen, että palkinnosta, sen lunastamisesta ja käyttämisestä voidaan julkaista myös muuta materiaalia (esim. kuvia, tiedotteita) järjestäjän verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa.
• Mahdollisen asiakassuhteen syntyessä osallistujan ja Baron’s Foodin välille saatetaan tieto osallistumisesta/voitosta tallentaa yrityksen asiakastietojärjestelmään, mikäli se katsotaan asiakassuhteen kannalta olennaiseksi.